Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kerromme, miten Ordfeste käsittelee henkilötietoja, kun käytät ordfeste.fi-verkkosivustoa tai Ordfesteä tekoälysovelluksen kautta.
Rekisterinpitäjän Y-tunnus: 3596336-8
Tietosuoja-asiat ja muut yhteydenotot: info@ordfeste.fi
Mistä saamme tietoja
Saamme tietoja sinulta, käyttämältäsi tekoälysovellukselta, valitsemaltasi kirjautumispalvelulta ja palvelun käytöstä. Oikeudelliset lähdeaineistot tulevat julkisista lähteistä, kuten Finlexistä, tuomioistuimilta ja viranomaisilta.
Tekoälysovelluksen lähettämä pyyntö voi sisältää tietoja keskustelustasi, lomakevastauksistasi tai toimittamastasi asiakirjasta. Ordfestelle välittyvän sisällön laajuus riippuu sovelluksen lähettämästä pyynnöstä.
Mitä tietoja käsittelemme
| Tietoryhmä | Esimerkkejä ja käyttötarkoitus |
|---|---|
| Tilin ja kirjautumisen tiedot | Google- tai Microsoft-tilisi tunniste, nimi ja sähköposti silloin kun ne saadaan sekä kirjautumistiedot. Käytämme niitä tunnistamiseen ja tilin hallintaan. Ordfeste ei saa salasanaasi eikä pyydä pääsyä sähköposteihisi tai pilvitiedostoihisi. |
| Yhdistetyn sovelluksen käyttöoikeudet | Yhdistämäsi sovellus ja sille antamasi oikeudet. Käytämme tietoja palvelun käyttöoikeuksien varmistamiseen. |
| Haut ja asiakirjojen sisältö | Kysymykset, asian kuvaukset, henkilötiedot ja toimittamasi tiedostot. Käytämme niitä pyytämääsi tiedonhakuun sekä asiakirjojen luomiseen ja muuntamiseen. |
| Luodut tiedostot | Word- ja PDF-asiakirjat sekä niiden toimittamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan tarvittavat tiedot. |
| Tekniset tiedot | Palvelun käyttöön, yhteyksiin ja virheisiin liittyvät tiedot, mukaan lukien IP-osoitteet. Käytämme niitä palvelun toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseen. |
| Yhteydenotot | Yhteystietosi ja antamasi tiedot yhteydenottoosi vastaamiseksi. |
| Julkiset oikeuslähteet | Lähteissä esiintyvät henkilötiedot, kuten nimet tai ammattiasemat, oikeudellisten lähteiden hakemiseen ja esittämiseen. |
Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Tilin hallinta ja pyytämäsi palvelun toteuttamiseksi välttämättömien sinua koskevien tietojen käsittely perustuvat sopimuksen täytäntöönpanoon tai pyytämiisi sopimusta edeltäviin toimiin (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Palvelun turvallisuus, häiriöiden selvittäminen ja toiminnan ylläpito perustuvat oikeutettuun etuumme tarjota turvallinen ja toimiva palvelu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Sama peruste koskee tarpeellisia yhteydenottoja, jotka eivät liity sopimuksen täytäntöönpanoon. Julkisten oikeuslähteiden tavanomaisten henkilötietojen käsittelyssä oikeutettu etu liittyy oikeudellisen tiedonhaun tarjoamiseen. Tietojen julkisuus ei yksin tee käsittelystä lainmukaista.
Lakisääteisten velvoitteiden, kuten tietosuojaoikeuksia koskeviin pyyntöihin vastaamisen, perusteena on kyseinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
Muiden henkilöiden tietojen käsittely edellyttää omaa soveltuvaa oikeusperustetta. Terveystietojen ja muiden erityisten henkilötietoryhmien sekä rikostietojen käsittely edellyttää lisäksi niitä koskevien lain vaatimusten täyttymistä. Tekoälysovelluksen yhdistäminen Ordfesteen ei itsessään ole suostumus kaikkiin käsittelytarkoituksiin.
Ordfeste ei käytä kysymyksiäsi, asiakirjojasi tai muuta toimittamaasi sisältöä mallien kouluttamiseen, analytiikkaan, profilointiin tai tuotekehitykseen.
Palveluntarjoajat ja tietojen vastaanottajat
Tekoälysovellus. Valitsemasi sovellus, kuten ChatGPT tai Claude, lähettää pyynnöt Ordfestelle ja vastaanottaa vastaukset, asiakirjojen tiedot ja latauslinkit. Sen omaan tietojen käsittelyyn, säilytykseen ja mallinkoulutukseen sovelletaan sen tarjoajan ehtoja, tietosuojaselostetta ja käyttämiäsi asetuksia.
Kirjautumispalvelu. Google tai Microsoft tunnistaa sinut ja välittää tarvittavat kirjautumistiedot Ordfestelle. Sen omaan käsittelyyn sovelletaan sen tietosuojaselostetta.
Palvelun toteuttamiseen osallistuvat palveluntarjoajat. Käytämme palveluntarjoajia palvelun ylläpitoon, suojaamiseen ja tiedonhakuun. Hakukysymys ja sen sisältämät henkilötiedot välitetään tiedonhakua tukevalle tekoälypalveluntarjoajalle.
Muut vastaanottajat. Latauslinkin saanut henkilö voi ladata asiakirjan linkin voimassaoloaikana. Luovutamme tietoja viranomaisille, jos laki velvoittaa siihen.
Tietojen sijainti ja kansainväliset siirrot
Ordfesten tietojen säilytys ja hakukysymysten käsittely tapahtuvat Euroopan unionissa, Ruotsissa. Palvelun yhteyksien ja suojauksen toteuttamiseen osallistuu myös maailmanlaajuisesti toimiva palveluntarjoaja, joten tämä ei tarkoita kaiken käyttöön liittyvän käsittelyn rajoittumista EU:hun.
Tekoälysovelluksen ja kirjautumispalvelun omat käsittelypaikat ja kansainvälisiä siirtoja koskevat tiedot kuvataan niiden tietosuojaselosteissa.
Kuinka kauan säilytämme tietoja
| Tiedot | Säilytys |
|---|---|
| Luodut Word- ja PDF-tiedostot | Asiakirjat ovat ladattavissa neljä tuntia luomisesta, minkä jälkeen ne poistetaan palvelusta. |
| Tilitiedot ja käyttöoikeudet | Tilin poistopyyntö toteutetaan 15 päivän kuluessa. Pelkkä tekoälysovelluksen yhteyden poistaminen tai käyttöoikeuden päättyminen ei poista tiliä. |
| Tekniset lokit | Säilytetään 30 päivää palvelun ylläpitoa ja häiriöiden selvittämistä varten. Tavalliset käyttölokit eivät sisällä kysymysten tekstiä tai asiakirjojen sisältöä. Virheilmoituksiin voi kuitenkin sisältyä osia lähettämästäsi sisällöstä. Lokeja ei käytetä analytiikkaan tai profilointiin. |
| Varmuuskopiot | Varmuuskopioita säilytetään seitsemän päivää. |
Ordfesten tiedoston poistaminen ei poista tekoälysovelluksen säilyttämiä tietoja eikä lataamiasi tai jakamiasi kopioita.
Evästeet ja tietojen suojaaminen
Käytämme kirjautumiseen välttämätöntä evästettä. Ordfesten omilla verkkosivuilla ei ole mainonta- tai analytiikkaevästeitä. Kirjautumispalveluilla ja tekoälysovelluksilla voi olla omia evästeitään.
Suojaamme tietoja salatuilla yhteyksillä ja rajoittamalla pääsyä tietoihin. Latauslinkki antaa pääsyn asiakirjaan: säilytä se huolellisesti ja jaa se vain tarkoitetuille vastaanottajille.
Oikeutesi
Lain edellytysten täyttyessä voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi, niiden korjaamista tai poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyyntö osoitteeseen info@ordfeste.fi. Voimme pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Tilin poistopyynnöt toteutetaan 15 päivän kuluessa. Muihin oikeuspyyntöihin vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, tavallisesti kuukauden kuluessa. Jos lain sallima lisäaika on tarpeen, kerromme siitä ja sen syystä kuukauden kuluessa.
Voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetun toimistolle tai muulle toimivaltaiselle EU- tai ETA-maan valvontaviranomaiselle.
Tietojen antaminen ja automaattinen käsittely
Tilin tunnistaminen ja käyttöoikeudet ovat tarpeen Ordfesten yhdistämiseksi tekoälysovellukseen. Päätät itse hakujesi ja asiakirjojesi sisällöstä. Puuttuvat tiedot voivat estää pyytämäsi toiminnon tai heikentää tulosta.
Ordfeste hakee tietoa ja luo asiakirjoja automaattisesti. Se ei tee sinusta GDPR 22 artiklassa tarkoitettuja yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Sinä päätät tulosten käytöstä.
Selosteen muutokset
Päivitämme selostetta palvelun tai tietojen käsittelyn muuttuessa. Ajantasainen versio ja sen päiväys julkaistaan verkkosivustolla. Olennaisista muutoksista tiedotamme lain edellyttämällä tavalla ennen uuden käsittelyn aloittamista.