Dataskyddsbeskrivning
Denna beskrivning förklarar hur Ordfeste behandlar personuppgifter när du använder ordfeste.fi eller Ordfeste via en AI-applikation.
Personuppgiftsansvarig: Aregon, FO-nummer 3596336-8
Dataskyddsfrågor och andra förfrågningar: info@ordfeste.fi
Varifrån vi får uppgifter
Vi får uppgifter från dig, din AI-applikation, den inloggningstjänst du väljer och användningen av tjänsten. Rättskällorna kommer från offentliga källor, såsom Finlex, domstolar och myndigheter.
En begäran från din AI-applikation kan innehålla uppgifter från din konversation, dina formulärsvar eller ett dokument som du lämnar. Vilket innehåll Ordfeste får beror på den begäran som applikationen skickar.
Vilka uppgifter vi behandlar
| Uppgiftskategori | Exempel och ändamål |
|---|---|
| Konto- och inloggningsuppgifter | Identifieraren för ditt Google- eller Microsoft-konto, namn och e-postadress när dessa lämnas samt inloggningsuppgifter. Vi använder dem för identifiering och kontohantering. Ordfeste får inte ditt lösenord och begär inte åtkomst till din e-post eller dina molnlagrade filer. |
| Den anslutna applikationens behörigheter | Applikationen du ansluter och de behörigheter du ger den. Vi använder uppgifterna för att kontrollera åtkomsten till tjänsten. |
| Sökningar och dokumentinnehåll | Frågor, beskrivningar av ditt ärende, personuppgifter och filer som du lämnar. Vi använder dem för den informationssökning, dokumentframställning och konvertering du begär. |
| Skapade filer | Word- och PDF-dokument samt uppgifter som behövs för att leverera dem och hantera åtkomst. |
| Tekniska uppgifter | Uppgifter om tjänstens användning, anslutningar och fel, inklusive IP-adresser. Vi använder dem för att hålla tjänsten fungerande och säker. |
| Förfrågningar | Dina kontaktuppgifter och de uppgifter du lämnar för att vi ska kunna besvara din förfrågan. |
| Offentliga rättskällor | Personuppgifter i källorna, såsom namn eller yrkesroller, för att söka och presentera rättskällor. |
Ändamål och rättsliga grunder för behandlingen
Kontohantering och behandling av de uppgifter om dig som behövs för att tillhandahålla tjänsten du begär grundar sig på att fullgöra vårt avtal med dig eller vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen, GDPR).
Tjänstens säkerhet, utredning av fel och upprätthållande av tjänsten grundar sig på vårt berättigade intresse av att erbjuda en säker och fungerande tjänst (artikel 6.1 f). Detsamma gäller nödvändiga förfrågningar som inte rör fullgörandet av ett avtal. För vanliga personuppgifter i offentliga rättskällor gäller det berättigade intresset att erbjuda juridisk informationssökning. Att uppgifterna är offentliga gör inte i sig behandlingen laglig.
Behandling för att fullgöra rättsliga förpliktelser, såsom att besvara begäranden om dataskyddsrättigheter, grundar sig på den aktuella förpliktelsen (artikel 6.1 c).
Behandling av uppgifter om andra personer kräver en egen tillämplig rättslig grund. För hälsouppgifter, andra särskilda kategorier av personuppgifter och uppgifter om brott måste även de särskilda lagkraven vara uppfyllda. Att ansluta en AI-applikation till Ordfeste innebär inte i sig samtycke till alla behandlingsändamål.
Ordfeste använder inte dina frågor, dokument eller annat innehåll som du lämnar för modellträning, analys, profilering eller produktutveckling.
Tjänsteleverantörer och mottagare av uppgifter
AI-applikationen. Den applikation du väljer, såsom ChatGPT eller Claude, skickar begäranden till Ordfeste och tar emot svar, dokumentuppgifter och nedladdningslänkar. Dess egen behandling, lagring och modellträning omfattas av leverantörens villkor, dataskyddsbeskrivning och dina inställningar.
Inloggningstjänsten. Google eller Microsoft identifierar dig och lämnar de uppgifter Ordfeste behöver för inloggningen. Leverantörens egen behandling omfattas av dess dataskyddsbeskrivning.
Leverantörer som hjälper oss att driva tjänsten. Vi använder tjänsteleverantörer för drift, säkerhet och sökning. Din sökfråga, inklusive eventuella personuppgifter i den, skickas till en AI-tjänsteleverantör som stöder sökningen.
Andra mottagare. Alla som har en nedladdningslänk kan ladda ner dokumentet medan länken är giltig. Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter när lagen kräver det.
Behandlingsplatser och internationella överföringar
Ordfestes lagring av uppgifter och behandling av sökfrågor sker inom Europeiska unionen, i Sverige. En leverantör med global verksamhet medverkar också i att tillhandahålla och skydda tjänstens anslutningar. Det innebär därför inte att all behandling i samband med användningen är begränsad till EU.
AI-applikationens och inloggningstjänstens dataskyddsbeskrivningar anger deras egna behandlingsplatser och internationella överföringar.
Hur länge vi sparar uppgifter
| Uppgifter | Lagring |
|---|---|
| Skapade Word- och PDF-filer | Dokument kan laddas ner i fyra timmar efter att de skapats och raderas därefter från tjänsten. |
| Kontouppgifter och behörigheter | Begäranden om radering av kontot genomförs inom 15 dagar. Kontot raderas inte enbart genom att du kopplar bort AI-applikationen eller låter behörigheten löpa ut. |
| Tekniska loggar | Sparas i 30 dagar för att underhålla tjänsten och utreda fel. Vanliga användningsloggar innehåller inte frågornas text eller dokumentinnehåll. Felmeddelanden kan dock innehålla delar av innehåll som du skickar. Loggarna används inte för analys eller profilering. |
| Säkerhetskopior | Säkerhetskopior sparas i sju dagar. |
När Ordfeste raderar en fil raderas inte uppgifter som AI-applikationen sparar eller kopior som du laddar ner eller delar.
Kakor och skydd av uppgifter
Vi använder en kaka som är nödvändig för inloggningen. Ordfestes egna webbsidor använder inte reklam- eller analyskakor. Inloggningstjänster och AI-applikationer kan använda egna kakor.
Vi skyddar uppgifter med krypterade anslutningar och begränsad åtkomst. En nedladdningslänk ger tillgång till dokumentet: förvara den säkert och dela den endast med avsedda mottagare.
Dina rättigheter
När lagens förutsättningar är uppfyllda kan du begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse eller radering, begränsning av behandlingen och dataportabilitet. Du kan invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse av skäl som rör din specifika situation. Om behandlingen grundar sig på samtycke kan du återkalla det utan att påverka lagligheten i tidigare behandling.
Skicka din begäran till info@ordfeste.fi. Vi kan be om kompletterande uppgifter som behövs för att kontrollera din identitet. Begäranden om radering av kontot genomförs inom 15 dagar. Vi besvarar andra begäranden om rättigheter utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad. Om en förlängning som lagen tillåter behövs, förklarar vi detta och orsaken inom en månad.
Du kan lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå eller en annan behörig tillsynsmyndighet inom EU eller EES.
Att lämna uppgifter och automatisk behandling
Identifiering av kontot och behörigheter behövs för att ansluta Ordfeste till din AI-applikation. Du bestämmer innehållet i dina sökningar och dokument. Saknade uppgifter kan hindra den begärda åtgärden eller göra resultatet mindre användbart.
Ordfeste söker information och skapar dokument automatiskt. Tjänsten fattar inte beslut om dig som enbart grundar sig på automatisk behandling och har rättsliga eller liknande betydande följder enligt artikel 22 i GDPR. Du bestämmer hur resultaten används.
Ändringar i beskrivningen
Vi uppdaterar beskrivningen när tjänsten eller behandlingen ändras. Vi publicerar den aktuella versionen och dess datum på webbplatsen. Vi informerar om väsentliga ändringar enligt lagens krav innan den nya behandlingen inleds.